Dans le secteur de la formation professionnelle, la gestion efficace des documents est cruciale pour assurer la conformité réglementaire, faciliter l’accès aux informations et améliorer la collaboration entre les équipes. Le Module GED (Gestion Électronique des Documents) d’Ofodoo vous offre une solution complète pour centraliser, organiser et sécuriser tous vos documents numériques. Ce module vous permet de gagner du temps, de réduire les coûts liés au papier et d’optimiser vos processus internes.
Le module permet de stocker tous vos documents numériques dans un référentiel centralisé. Quel que soit le type de fichier (PDF, Word, Excel, images, vidéos), vous pouvez les importer et les organiser facilement. La centralisation facilite la recherche et l'accès aux informations, tout en évitant les doublons et les pertes de documents.
Créez une arborescence de dossiers et de sous-dossiers adaptée à la structure de votre organisme. Vous pouvez classer les documents par type, par projet, par client ou selon tout autre critère pertinent. Des tags et des métadonnées peuvent être ajoutés pour faciliter la recherche et le filtrage.
Le Module GED intègre un moteur de recherche puissant qui vous permet de trouver rapidement les documents dont vous avez besoin. Vous pouvez effectuer des recherches par mots-clés, dates, auteurs, types de documents, etc. Les filtres avancés vous aident à affiner les résultats et à gagner du temps.
Gérez les droits d'accès aux documents en définissant des permissions spécifiques pour chaque utilisateur ou groupe d'utilisateurs. Vous pouvez contrôler qui peut visualiser, modifier, supprimer ou partager les documents. Les documents sensibles sont protégés contre les accès non autorisés, assurant la confidentialité des informations.
Le module garde une trace de toutes les modifications apportées aux documents. Le versionnage automatique vous permet de consulter l'historique des versions, de comparer les changements et, si nécessaire, de restaurer une version précédente. Cela garantit la fiabilité des informations et facilite la collaboration.
Mettez en place des workflows pour gérer les processus de validation des documents. Vous pouvez définir des étapes de relecture, d'approbation et de publication, avec des notifications automatiques pour les parties prenantes. Les commentaires et annotations facilitent la communication entre les collaborateurs.
Le Module GED est étroitement intégré avec les autres modules tels que CRM, Devis, Facturation, Session de formation, etc. Cela vous permet d'attacher des documents aux enregistrements correspondants (clients, formations, factures) et d'accéder aux documents pertinents directement depuis ces modules.
Importez facilement de grands volumes de documents grâce à des fonctionnalités d'importation en masse. La numérisation intégrée vous permet de convertir vos documents papier en fichiers numériques directement dans le système.
Annotez les documents en ligne sans avoir à les télécharger. Ajoutez des commentaires, des surlignages ou des notes pour faciliter la collaboration. Pour certains types de fichiers, une édition en ligne est possible, permettant des modifications rapides.
Annotez les documents en ligne sans avoir à les télécharger. Ajoutez des commentaires, des surlignages ou des notes pour faciliter la collaboration. Pour certains types de fichiers, une édition en ligne est possible, permettant des modifications rapides.
Le Module GED vous aide à respecter les obligations légales en matière de conservation des documents (durées légales, types de documents à conserver). Un journal des activités permet de tracer toutes les actions effectuées sur les documents, facilitant les audits internes ou externes.
Assurez la sécurité de vos données grâce à des sauvegardes automatiques régulières. En cas de problème technique ou de perte de données, vous pouvez restaurer vos documents et minimiser l'impact sur votre activité.
Ne laissez plus la gestion documentaire être un frein à votre efficacité. Adoptez le Module GED d’Ofodoo et centralisez vos documents pour une organisation optimale. Contactez-nous dès aujourd’hui pour une démonstration personnalisée et découvrez comment nous pouvons vous aider à optimiser votre gestion documentaire.
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